Numérotation de factures
La numérotation correcte des factures est souvent un souci pour les développeurs en FileMaker Pro. Souvent, la numérotation mise en place commence à prendre méchamment de la bande au 1er janvier à 0 heure, moment où tous les compteurs doivent être remis à 1... Nous donnons ici une méthode. Ce n'est pas la seule, mais elle a le mérite de fonctionner correctement. Quelles sont les données de base ?
On est clairement en face de deux cas différents :
Va y avoir de la fonction Cas() dans l'air... Afin de gagner en visibilité, et de suivre pazapa notre raisonnement, on va utiliser la fonction Définir(), décidément bien utile. Mais au préalable, on l'aura déjà deviné (enfin, espérons-le...), il nous faut un moyen pour aller "pêcher" le dernier n° de facture existant, si on veut pouvoir lui rajouter 1 !   Ainsi, à partir d'un enregistrement donné de la table FACtures, nous aurons bien par le lien tous les enregistrements de la même table portant un Zkp différent, donc un numéro de facture différent. Dernière facture crééeOn avance, mais on n'y est pas encore : comme dit plus haut, ce qui nous intéresse est le dernier n° de facture, soit le plus élevé. Réfléchissons :
Dans le lien, on clique donc sur "Trier les enregistrements" à droite (pour trier les enregistrements liés) et on met en place un tri sur le numéro de facture, par ordre décroissant.  'Au passage, notons à l'attention de ceux qui y auraient pensé, que la fonction Max(), qui aurait pu aller chercher le n° de facture maximum, ne marche pas dans ce cas, car le n° de facture est du texte... La structure du n° de facture étant aa/nnnn, l'ordre alphabétique fonctionne parfaitement Donc, le premier enregistrement lié est celui qui porte le dernier n° de facture créé, soit celui qu'on cherche : fac_FAC__::NrFacture. Ce sera notre première variable de la fonction Définir() :
Ce dernier n° créé étant obtenu, il nous faut maintenant l'analyser, pour pouvoir répondre à cette terrible question : était-ce le dernier n° de l'année précédente ou non ? Si oui, notre nouveau n° se termine par (000...) 1, sinon il est égal au dernier n° + 1. La question est finalement assez simple, dite ainsi. La traduire en calcul est un peu plus fin... En effet, tâchez d'ajouter le nombre 1 à du texte pour obtenir un nouveau texte censé représenter un n° de facture... Mais allons-y calmement, et tâchons SURTOUT de comparer des pommes avec des pommes, et des poires avec des poires ! Le reste est presque secondaire... On contrôle donc que le début du n°, qui représente l’année, correspond bien à l’année en cours. Il faut donc dans un premier temps :
Extraction du début du n°Ce dernier n° est en réalité... que du texte ! (sinon le n° de la facture 07/1234 serait le résultat de la division de 7 par 1234...). Debut ( NrFact ; 2) On va monter cela dans une 2e variable, simplement appelée "Debut" :
Extraction de l'année en coursLa fonction Obtenir ( DateActuelle) nous donne la date du jour, sous la forme 05/04/2008, p.ex. Il s’agit donc ici d’extraire les 2 derniers caractères de la date actuelle, par la fonction Fin() : Fin ( Obtenir (DateActuelle) ; 2 ). Néanmoins, nous obtiendrons un nombre, que l’on va comparer avec du texte. Il vaut donc mieux convertir le résultat en texte, via la fonction ObtenirTexte() : ObtenirTexte ( Fin (Obtenir (DateActuelle) ; 2 )) On monte le calcul dans une variable appelée Annee :
Nous voici donc avec nos deux éléments de comparaison : Debut et Annee, de même type, donc comparables. Dernier numéroIl nous reste maintenant à obtenir le dernier n° de facture, sous forme de nombre, pour pouvoir l’incrémenter de + 1 si il ne s’agit pas de la 1ère facture de l’année. Par exemple, pour le n° 07/1234, on doit obtenir 1234. ObtenirNombre ( Fin ( NrFact ; 4)) que l'on va monter dans une variable appelée simplement Nr :
Nouveau numéroOn peut, toujours au sein des variables, déjà effectuer la comparaison entre les années : si Debut = Annee, alors Nr de la nouvelle facture = Nr + 1, sinon Nr de la nouvelle facture = 1. Deux possibilités donc : on utilise la fonction Cas() : Cas ( Debut = Annee ; Nr + 1 ; 1 ) Ce qui nous dit bien : si le contenu de notre variable Debut est égal au contenu de notre variable Année, alors on rajoute 1 au contenu de notre variable Nr, sinon, la variable prend la valeur 1. On monte ce calcul dans une variable NouveauNr :
Nouveau numéro de factureCe dernier calcul nous rendra quelque chose comme 4 ou 352, soit un nombre. Pour le mettre en forme, il nous faut 4 caractères. Une astuce de mise en forme pour obtenir 0004 à partir de 4 ou 0352 à partir de 352 : Fin ( "0000" & NouveauNr ; 4 ) En langage humain, je concatène mes deux contenus (0000 et nouveau nombre) et je garde les 4 derniers caractères en partant de la fin. Ça marche à tous les coups (essayez...). P.ex. : 0000352 On monte le tout dans une dernière variable, NouveauNrFact :
Calcul finalOn a défini notre dernière variable : il nous faut clôturer la zone des variables par un "]", puis, un peu compliqué, admettons-le, un ";" :
Voilà qui est fait. Reste à établir notre calcul final. Que contient-il ? Une simple concaténation :
Donc, le calcul de concaténation est : Annee & "/" & NouveauNrFact Ainsi, la formule finale du calcul est :  Dans notre cas, on mettra ce calcul en auto-calcul, non modifiable, par sécurité, dans notre rubrique existante, NrFacture :  On laissera également cochée la case "Ne pas remplacer..." L’auto-calcul ainsi établi, les N° de factures seront automatiquement incrémentés, et celui de la 1ère facture de l’année sera numéroté « 0001 » avec comme mantisse le n° de la nouvelle année en cours. On ne devra donc plus se préoccuper des changements d’année ! On peut bien sûr comparer avec un calcul établi sans la fonction Définir() :
Et si l'exercice fiscal de l'entreprise n'est pas au premier janvier ? Il suffira alors d'adapter ce que nous venons de voir en prenant en compte le mois, tout simplement. Attention toutefois... Ce calcul étant fondé sur l'enregistrement précédent, il faut prendre soin de créer la première facture, quel que soit son numéro, pour qu'il fonctionne (ben oui, sinon les variables n'extraient rien de... rien). Pour cela il faut autoriser la modification, créer la première facture et son numéro, puis on peut à nouveau interdire les modifications dans la rubrique. À vous de "jouer" le fichier avec deux numéros de factures
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